Qual o melhor momento para começar a utilizar um ERP?

Em qualquer momento de uma empresa, contar com recursos que organizam o negócio e oferecem insights estratégicos é fundamental. Entenda o motivo!

por Daniela Borsoi | Tiny ERP
Qual o melhor momento para começar a utilizar um ERP?

Em qualquer momento de uma empresa, contar com recursos que organizam o negócio e oferecem insights estratégicos é fundamental. Sem um sistema que auxilie na tomada de decisões, é fácil optar por caminhos que podem não ser os melhores.

O ideal é que um ERP seja utilizado desde o início da empresa, para que os dados sejam devidamente centralizados, permitindo um melhor fluxo de trabalho, mais assertividade em cada escolha e menores chances de erros.

O ERP transforma os negócios

Imagine uma empresa que está iniciando as suas atividades. Ela precisa cuidar de uma série de rotinas, como a de controle de estoques, emissão de notas fiscais, cadastro de clientes, cadastro de produtos, pedidos recebidos dos canais de venda, compras… enfim. Existe uma série de processos que precisam estar interligados para melhores resultados.

Se a empresa controlar tudo isso via planilha, fica difícil saber quais produtos devem ser comprados para suprir a demanda das vendas. Ou então, é necessário copiar e colar dados de uma planilha para outra para gerar relatórios. É uma situação complicada e que pode trazer certa confusão entre as informações.

Ao utilizar um ERP, todas as informações são centralizadas, para que cada rotina seja realizada de forma ágil e com menor possibilidade de erros. Ao gerar uma nota fiscal, por exemplo, os dados do cliente são previamente cadastrados e ficam salvos para compras futuras. Um produto cadastrado pode ser enviado para diversos canais de venda para serem vendidos online, basta realizar as integrações necessárias no ERP.

Mantendo toda a estrutura organizada desde o início dos negócios, as chances de crescimento são altas. Cada setor da empresa tem acesso aos dados que precisar para tomar decisões, sendo assim, o setor de compras sabe o que precisa ser comprado, o comercial pode verificar que produtos precisam de mais movimentação de vendas, e assim por diante.

Como saber se a sua empresa precisa de um ERP

Separamos 4 rotinas que são necessárias na maior parte das empresas, que são o controle de estoques, compras, financeiro e emissão de notas fiscais. Veja os problemas relacionados à elas e como o ERP consegue ajudar.

Erros de estoque

Os estoques devem receber um cuidado especial. Se na sua empresa os erros de estoque são frequentes, está na hora de utilizar um ERP para ter controle. Ter quantidades incorretas de produtos no estoque pode gerar problemas como:

  • Insatisfação do cliente, que comprou um produto na loja virtual, mas a empresa não tinha o item em estoque para envio;
  • Se a loja não estiver com o produto disponível, o cliente pode buscar em um concorrente;
  • As compras não serão assertivas, pois a quantidade informada nas planilhas de produtos pode não estar correta.

Estes são apenas três dos problemas que podem acontecer. Com a ajuda de um ERP, o controle dos estoques se torna mais fácil, pois muitas ações são automáticas, mantendo as quantidades disponíveis atualizadas.

Ao vender um item, é realizada a baixa de estoques, inclusive nos canais de venda online. Dessa forma, o mesmo produto não é vendido duas vezes, evitando insatisfação dos clientes. Quando a empresa compra mercadorias as atualizações também são automáticas para garantir quantidades corretas de estoque.

Compras exageradas ou escassas

Outro problema comum encontrado em empresas que não têm um controle adequado ou informações precisas, são as compras desnecessárias, que ocasionam estoque parado, ou então a falta delas, deixando a empresa sem produtos disponíveis para venda.

Um dos pontos cruciais aqui é o controle de estoque, que falamos anteriormente. Ele é a base para que os responsáveis consigam analisar os estoques e pensar nas compras. Veja:

  • O responsável pelas compras consegue consultar quantos produtos há em estoque e ainda fazer uma previsão de demanda para os próximos meses, garantindo uma compra mais segura;
  • Com as compras mais assertivas, dificilmente a loja ficará sem estoques disponíveis para venda, evitando que o cliente precise buscar o produto em outras lojas.

Se sua empresa está enfrentando dificuldades para realizar as compras, o ERP é o sistema que vai te ajudar a melhorar essa rotina.

Contas atrasadas

Toda empresa tem contas a pagar, independente do porte ou do segmento de mercado escolhido. Um problema grave é esquecer de pagar contas, o que pode ocasionar grandes problemas para o negócio:

  • Ao deixar de pagar contas básicas, como luz e água, esses recursos podem ser cortados e a empresa não conseguirá seguir com o trabalho;
  • Se não pagar os fornecedores, pode haver multas e juros envolvidos, além de comprometer a relação entre empresa e fornecedor;
  • E imagine não pagar a prestação de um empréstimo? O problema se torna ainda maior quando a dívida é com o banco.

Por isso, todas as contas precisam ser centralizadas em um sistema para que nada seja esquecido. O ERP consegue reunir todas as contas para que a empresa saiba o quanto precisa pagar a cada mês.

Além de informativo, serve como guia para que a empresa saiba quando é o melhor momento para investir ou para conter gastos. Se a sua empresa já deixou de pagar uma conta por esquecimento ou falta de organização, o ERP se torna fundamental.

Notas Fiscais emitidas de forma manual

A geração e emissão das notas fiscais tomam grande parte do tempo nas empresas quando é preciso fazer uma por uma em sites como o da Sefaz (Secretaria da Fazenda). É preciso preencher cada informação necessária para que a emissão possa ser concluída com sucesso.

O tempo destinado diariamente para as notas fiscais diminui consideravelmente ao utilizar um sistema ERP. Isso porque todas as informações do produto comprado e dos impostos já estão preenchidos no sistema.

Além disso, ao receber pedidos do e-commerce (se houver integração do ERP com plataformas ou marketplaces), os dados do cliente também são importados automaticamente. Dessa forma, não é preciso nenhum preenchimento manual, sendo apenas necessário gerar e emitir as notas em lote.

Sua empresa precisa de um ERP?

Após ler este conteúdo, você acredita que a sua empresa precisa de um ERP para otimizar a rotina e evitar erros? Se você se identificou com um ou mais tópicos abordados, isso significa que sim, que você pode utilizar um sistema ERP para transformar seu negócio.

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Autor

Daniela Borsoi | Tiny ERP

Formada em Publicidade e Propaganda e amante de séries e filmes. Faz parte do time de marketing da Tiny ERP, focando na produção de conteúdos.

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