Entenda como fazer estorno de nota fiscal

Está com dúvidas sobre como realizar um estorno de nota fiscal? Tiramos todas elas neste post!

por Clinica nas Nuvens

Notas Fiscais eletrônicas (NFe) são documentos que devem ser muito bem organizados no setor financeiro de sua empresa, pois, em alguns casos, é preciso realizar procedimentos, como o estorno de nota fiscal. Uma vez criada uma NFe, ela não pode ser modificada. Se ela foi gerada incorretamente, você pode criar uma nova com as informações corretas.

Existem algumas situações em que é indicado fazer o estorno de nota fiscal, como quando existe algum erro na data da emissão da nota ou no valor cobrado pelo serviço, quando o tipo ou um valor incorretos de pagamento foram inseridos, por exemplo. Mas você sabe como fazer esse estorno?

Neste post, apresentaremos alguns tópicos importantes a respeito do estorno de nota fiscal. Acompanhe!

Como emitir nota fiscal de estorno?

Para que seja realizada da forma correta a emissão de uma nota fiscal de estorno, você deve, primeiro, verificar a operação utilizada na entrega ou no recebimento da nota fiscal original. Se a NFe for enviada, o pedido de reversão será colocado no depósito e vice-versa.

O processo de preenchimento da documentação pode mudar de acordo com o sistema de gestão (ERP) utilizado pela empresa e com o estado onde ela se encontra. No entanto, normalmente, os processos em diferentes estados são semelhantes ou mesmo iguais. Abaixo, veja mais sobre o passo a passo.

Natureza da operação

A natureza da operação (campo natOp) deverá ser preenchida com o código "999 – Estorno de NF-e não cancelada no prazo legal".

Finalidade da NF-e

A finalidade da nota fiscal (campo FinNFe) deve ser preenchida com o código "3 – NF-e de ajuste".

Informações Adicionais de Interesse do Fisco

Preencha, no campo infAdFisco, a razão do estorno da NF-e. Por exemplo: "erro na data de emissão".

Chave de Acesso da NF-e Referenciada

No campo refNFe, digite a chave de acesso da NF-e que será estornada.

Dados do produto

Os dados do serviço e do valor devem ser iguais aos dados da NFe reversa, isto é, precisam ser os mesmos. Apenas o CFOP é alterado.

CFOP

Esse precisa ser o inverso. Em outras palavras, caso a nota tenha sido emitida em uma operação de saída, agora, deve ser de entrada, sendo informada a opção 0. Depois, clique na opção Salvar e Fechar, para realizar o envio da nota.

Quando não usar o estorno?

Você pode cancelar a NF-e em 24 horas. Isso evitará que você precise estornar a nota fiscal. E se, no caso de um produto, já estiver em circulação, você não deve realizar o estorno.

Quais são os procedimentos para cancelamento?

Os motivos para o cancelamento da NF-e podem ser erros de digitação, erros de cálculo de impostos, retiradas de clientes etc. Caso a mercadoria não tenha sido transportada, o processo pode ser efetuado no prazo máximo de 24 horas a partir da data da autorização do bilhete.

Embora a NF-e seja o modo mais fácil e simples de emitir documentos fiscais, erros e falhas ainda acontecem, logo, é essencial entender as principais razões do cancelamento de notas fiscais, e então, essa situação deve ser evitada. Um dos erros mais comuns acontece na digitação.

É possível que os funcionários coloquem serviços/produtos desnecessários ou números adicionais, realizem incorretamente o registro do projeto, atribuam ou cancelem benefícios indevidamente ou adicionem incorretamente certos dados sobre unidades de medida e códigos, como CFOP e CST, de forma errada.

Como funciona a parte jurídica envolvendo o estorno de NFes?

O fato é que nenhuma lei federal cuida de forma específica do estorno de NFes. Portanto, as regras de cancelamento e reembolso podem variar de acordo com a legislação de cada estado. Como as regras de cancelamento ou de reembolso e seus respectivos prazos podem mudar de acordo com a sua localização, conte com a ajuda de profissionais que estão familiarizados com as leis do seu estado. Veja como funciona em alguns locais:

  • Minas Gerais: a Portaria SAIF nº 11/13 tem processos próprios, que podem ser cancelados de 24 a 168 horas depois de conceder a autorização de uso da NFe;

  • Mato Grosso: a partir da utilização da NFe, o prazo para cancelamento é de somente 2 horas. Após esse período, o reembolso deve ser feito de acordo com o artigo 17 do Regulamento da SEFAZ nº 163/2007;

  • Mato Grosso do Sul: caso seja perdido o prazo de cancelamento, deverá ser solicitado ao Diretor da Administração Tributária que autorize a restituição de acordo com o disposto no Decreto 13.324/11;

  • Pará: de acordo com o artigo 182-N do Decreto nº 4.676/1, o cancelamento pode ser realizado em até 24 horas nos termos do artigo 182-O.

  • Rio Grande do Sul: de acordo com a RE nº 37/15, o cancelamento da NFe pode ser concluído em, no máximo, 7 dias.

Por que é importante ter um lugar seguro para armazenar a NFes?

Para que a nota fiscal seja estornada corretamente, a empresa deve ter todos os dados originais da NFe e um bom controle do prazo para entender quais notas fiscais estão dentro do tempo de cancelamento ou não.

Como as empresas costumam emitir e receber muitas NFes, o controle manual não é viável, o que requer a utilização de sistemas especializados para a captura e o armazenamento automático dos documentos fiscais emitidos.

Com um software, por exemplo, é possível obter documentos sem depender de fornecedores, evitando que você perca arquivos virtuais em NFe (formato XML), permitindo que sejam refletidos nos comentários e auxiliando a organizar os documentos.

Inclusive, se a documentação estiver integrada ao sistema de gestão, é possível acompanhar com mais facilidade o prazo de cancelamento, criar um relatório mais completo da documentação e analisar o número de notas fiscais estornadas.

Por fim, é essencial ficar por dentro dessas informações, a fim de que seja possível realizar o estorno de nota fiscal de forma segura e correta.

Conseguimos tirar as suas dúvidas? Este post foi útil para você? Então, aproveite, entre em contato conosco e saiba como podemos te ajudar!

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