O controle financeiro é um dos principais pilares para que uma empresa seja bem sucedida. Com ele é determinado o conjunto de ações de análise. Saiba mais!
O controle financeiro é crucial ao administrar um negócio, independente do tamanho da sua empresa.
Sem um gerenciamento adequado dos pagamentos e recebimentos, sua empresa nunca alcançará o nível de sucesso de que é capaz.
Em alguns setores que operam com margens muito apertadas, a falta de controles pode levá-los à falência em pouco tempo. Se você tiver a sorte de estar em um negócio com margens altas, talvez não feche as portas, mas definitivamente corre o risco de perder muito dinheiro.
Para acabar com essa situação e deixar mais tranquilo o seu dia a dia é necessário tomar as rédeas da situação e assumir o controle. Para isso, é preciso que você entenda as demandas do seu negócio, as dificuldades e atividades mais recorrentes.
Pensando em auxiliar o seu negócio, o cel_cash conta com uma plataforma para facilitar a gestão financeira, desburocratizar processos, automatizar o dia a dia e facilitar a sua visualização com a entrega de relatórios.
Além dos recursos citados, você pode conferir muito mais informações a seguir!
O que é controle financeiro
O controle financeiro é um dos principais pilares para que uma empresa seja bem sucedida, já que com ele é determinado o conjunto de ações de análise, avaliações e dados que permitem entender e gerenciar um negócio.
De forma simples, pode-se considerar o controle financeiro como a sistematização de processos que ocorrem no seu setor financeiro para avaliar exatamente o que deve continuar sendo feito, o que pode ser melhorado e, o que deve ser abandonado.
Entenda melhor a seguir!
Por que é importante ter controle financeiro
A partir do momento que o seu controle financeiro é prioridade, a visualização dos problemas, falhas e brechas se tornam mais simples.
O seu negócio vai conseguir permanecer ativo no mercado, trazer lucro e atuar de forma mais tranquila e sustentável. Isso porque as surpresas se tornam mais incomuns.
Imagine como seria manter uma empresa sem recurso, que tem um caixa praticamente zerado, pouca previsibilidade de lucro e diversas dívidas de valor médio-baixo.
Ao ver o dinheiro entrando, e as contas com valores baixos, parecerá que o esse negócio está indo bem.
Porém, ao colocar uma lupa sobre essa situação, é possível perceber que as dívidas somadas formam um valor consideravelmente alto e que o valor que entra não é tanto quanto o imaginado.
A empresa que permanecer nesse cenário, sem realizar mudanças, está condenada a dar pequenos passos rumo à falência.
Já o empresário que acompanha os seus números e entender como está o funcionamento de seu negócio, terá mais tranquilidade para implementar ações.
Sabendo disso, trouxemos algumas dicas para que você consiga retomar o seu controle financeiro. Confira a seguir!
Como fazer o controle financeiro do seu negócio
Algumas ferramentas serão fundamentais para o acompanhamento e visualização do seu negócio. A seguir vamos falar mais sobre elas e como podem ser aplicadas.
Fluxo de caixa
O fluxo de caixa serve para monitorar a entrada e saída do dinheiro, basicamente. Este é um documento no qual você deve lançar todas as suas transações, tanto de recebimentos quanto de gastos e despesas.
Para montar um bom fluxo de caixa, você pode começar separando os valores de saída em pelo menos 3 categorias: fornecedores, despesas e outros gastos.
A categoria de despesas é voltada a gastos administrativos, a de fornecedores se refere aos materiais necessários para o funcionamento do seu negócio e outros gastos é direcionada para as demais despesas, como tributos, empréstimos e etc.
Para o controle de entrada, é necessário ter dados sobre todas as vendas, prestação de serviços, doações recebidas e qualquer outro valor que entrar, independente da sua fonte.
A disciplina é extremamente importante, visto que o esquecimento no preenchimento de qualquer transação, seja entrada ou saída, tira a confiabilidade do fluxo.
E para ter noção se o dia foi ou não lucrativo, basta somar todas as entradas e subtrair deste valor todas as saídas e o saldo inicial. Para entender melhor, basta colocar na fórmula:
Resultado (lucro ou prejuízo)= Valor de entrada – Valor de saída + Saldo inicial
Assim fica mais fácil visualizar o seu processo diário e acompanhar o que está sendo feito.
Para saber mais sobre o tema, você pode conferir também o conteúdo: Como fazer um Fluxo de caixa.
Acesse também a [planilha gratuita] controle de fluxo de caixa, e já comece a fazer os seus lançamentos de forma efetiva.
Contas a pagar e receber
Enquanto o fluxo de caixa auxilia a visualização de uma forma mais imediata e permite que você veja como estão as despesas e recebimentos, as contas a pagar e receber funcionam como um planejamento, em que você tem o apanhado de despesas e recebimentos que terão de ser pagos e recebidos.
As contas a pagar são despesas que sairão do seu caixa e as contas a receber os pagamentos já previstos.
É interessante ter esse número, porque com exceção dos casos em que acontece algo muito inesperado no setor, existe uma previsibilidade que permite a empresa planejar em relação às suas ações mensais e mais longo prazo.
Veja mais sobre as contas a pagar e receber em: Contas a pagar e a receber: como calcular?
Capital de giro
O Capital de giro é uma “reserva de emergência”. Ele funciona através de uma reserva de recursos que serão destinados somente para suprir as necessidades da empresa a longo tempo.
O ideal é um Capital de giro construído a partir de recursos gerados pela própria empresa, já que ele não será destinado a outras atividades e ficará em movimento.
Tenha em mente que não existe um valor fixo e ideal para o capital de giro. Ele irá variar de acordo com segmento, porte, e outras características e objetivos de cada empresa. Esse valor também é flexível e pode ser alterado com o passar do tempo.
DRE – Demonstrativo de resultados
O DRE, por fim, é a cereja do bolo no controle financeiro. Ele demonstra o resumo das operações realizadas.
Esse é um documento contábil, que possibilita o acompanhamento das finanças da empresa, e permite ver uma real perspectiva das finanças.
Assim, é possível fazer a avaliação de tudo o que é realizado, levando em conta a receita e sua rentabilidade, facilitando a tomada de decisões.
A importância de uma reserva de emergência
Situações diversas podem acontecer de forma que fujam do seu controle. E com isso, para manter a sua empresa ativa, é necessário ter uma reserva de emergência.
Ao contrário do Capital de giro, em que o dinheiro é reservado para suprir algumas necessidades, a reserva de emergência não deve ser usada, até que de fato, ocorra uma emergência.
Esse valor guardado garantirá alternativas de gerenciamento a eventos desagradáveis que possam vir a aparecer.
Parte do lucro líquido deve ser destinado para esse fim.
Dicas para ter controle financeiro
Felizmente, você pode executar algumas etapas para garantir que as finanças da sua empresa estejam em excelente forma. Confira 4 passos essenciais para começar!
1. Eduque-se
Uma das primeiras coisas que você deve fazer para começar a ter um controle financeiro é educar-se sobre os vários aspectos envolvidos nessa atividade.
Para iniciantes, é essencial aprender a ler as demonstrações financeiras. Esta é uma declaração importante que mostra tudo sobre o seu dinheiro – de onde se originou, por quantos lugares passou e onde está.
As demonstrações financeiras contêm 3 detalhes essenciais – demonstração do fluxo de caixa, demonstração de resultados e balanço patrimonial.
A demonstração do fluxo de caixa analisa atividades operacionais, investimentos e entradas / saídas financeiras.
O balanço patrimonial fornece informações relacionadas aos ativos, passivos e patrimônio líquido da empresa.
A demonstração do resultado reflete a receita auferida dentro de um período específico.
Entendendo esses relatórios, você entenderá melhor como, de fato, sua empresa está se saindo.
Um erro muito comum cometido pelos empresários é atentar-se somente ao lucro. No entanto, existe a possibilidade de uma empresa ter muitas vendas, ser lucrativa e, mesmo assim, ter problemas de caixa.
Assim, para gerenciar melhor seu negócio e ter um maior controle financeiro é essencial ter uma contabilidade bem feita e, acima de tudo, saber ler os relatórios gerenciais.
2. Elabore um fluxo de caixa
O fluxo de caixa é uma ferramenta essencial para alcançar um maior controle financeiro. Nele, são controladas todas as entradas e saídas de dinheiro da empresa, a curto, médio e longo prazo. Dessa forma, os empresários conseguem ter uma visão global das finanças de sua empresa.
Com o fluxo de caixa atualizado é possível, por exemplo, verificar que nas próximas três semanas a empresa estará com sobra de caixa. Logo, nesse meio tempo é possível investir em uma aplicação financeira de curto prazo, para o dinheiro não ficar parado.
Da mesma forma, é possível identificar que dentro de um mês a empresa terá que pagar uma dívida alta e, de acordo com as entradas e saídas planejadas, não haverá dinheiro suficiente em caixa.
Assim, há tempo hábil para buscar soluções para esse problema, tais como um empréstimo de capital de giro, antecipação de recebíveis ou renegociação da dívida para outra data.
Ou seja, o fluxo de caixa agrega muito mais poder de gestão às suas finanças. Obviamente que imprevistos podem acontecer, como a inadimplência de clientes. No entanto, isso também pode ser mensurado com base no histórico da empresa e adicionado ao fluxo de caixa.
Mesmo que haja variações, os gestores estarão muito mais seguros sobre os eventos financeiros futuros e deixarão de agir “no escuro”.
Além de tudo isso, o fluxo de caixa ajuda a sua empresa a ter um controle eficiente de todas as suas dívidas. Dessa forma, você não corre o risco de esquecer algum pagamento e, assim, incorrer em multas e juros.
Dessa forma, podemos dizer que o fluxo de caixa é um dos pilares do controle financeiro.
3. Mantenha as despesas sob controle
É importante que os empreendedores fiquem firmes no propósito de manter suas despesas sob controle, sem prejudicar a satisfação do cliente. Isso vale, especialmente, para pequenas empresas.
Todo negócio incorre em dois tipos de custos – fixos e variáveis. Embora os custos fixos devam ser suportados, independentemente de sua empresa ganhar dinheiro ou não, há margem para economias em custos variáveis.
Por exemplo, em vez de comprar licença de softwares, que em alguns casos são extremamente caros, você poderia investir em soluções na nuvem.
Dessa forma, além de não ter custo de licenciamento, você também não precisa se preocupar com atualizações e manutenção, desafoga sua equipe de TI e tudo isso por apenas pequenas quantias mensais.
4. Utilize uma solução de gerenciamento de pagamentos
Um dos maiores problemas enfrentados pelas empresas, e que afetam diretamente o seu controle financeiro, é a inadimplência. Por isso, é muito importante buscar métodos para diminuir sua ocorrência. Uma das formas mais eficazes de alcançar esse objetivo é automatizar o pagamento dos clientes.
Nesse sentido, a cel_cash oferece uma série de soluções que ajudam as empresas a controlar suas finanças e a reduzir a inadimplência. Confira as opções:
- Débito automático no cartão de crédito: Se você usa Spotify, Netflix, Deezer ou algum aplicativo semelhante, você sabe bem como isso funciona. Mensalmente, em uma determinada data, o valor referente à mensalidade desses serviços é debitado em sua fatura, automaticamente.
Com o cel_cash, sua empresa pode usar essa solução tanto para serviços de assinatura mensal, quanto para parcelamento da dívida, o que é ótimo para o cliente, pois essa opção não consome o limite de seu cartão de crédito. As parcelas são cobradas de forma individual, mês após mês. - Boleto Bancário: A emissão de boletos é um processo que demanda muito trabalho nas empresas, principalmente quando emitidos em grandes quantidades. Geralmente, é preciso enviar arquivos de remessa e retorno para os bancos para acompanhar as emissões e quitações de boletos.
O cel_cash simplifica esse processo, automatizando diversas atividades. Você pode, por exemplo, programar a emissão de boletos para clientes recorrentes. - Débito em conta corrente: Oferecer diferentes métodos de pagamento é uma forma eficiente de conquistar seu cliente. Atualmente, muitas pessoas prezam pela praticidade e buscam opções que gerem o mínimo de trabalho possível.
A opção de débito em conta corrente, nesse sentido, é uma ótima solução, tanto para o cliente quanto para a sua empresa. Utilizando essa opção, diminui consideravelmente as chances de inadimplência.
Atualize as suas formas de pagamento com o cel_cash e facilite o seu processo de cobrança.
Além de facilitar os recebimentos de sua empresa e, ao mesmo tempo, ajudar a reduzir o índice de inadimplência e de atrasos de pagamento.
E melhor ainda: manter suas despesas sob controle!