Contas a pagar e a receber: como calcular?

Comece pelo básico e recupere o controle financeiro da sua empresa.

por Lays Xavier

Quanto a sua empresa deverá pagar esse mês? E receber? Você consegue responder essa pergunta de imediato? Caso não, você tem pelo menos uma ideia?

Esse tipo de questão está diretamente ligada ao controle financeiro da sua empresa.

Podemos pensar no financeiro com um dos pilares para uma empresa se manter ativa, cumprindo os seus compromissos e gerando lucro.

Caso esse departamento seja desorganizado, o seu negócio escorrerá pelos seus dedos até que seja muito tarde para reverter a situação.

Faz parte da rotina do setor financeiro administrar as contas a pagar e os valores a receber. Uma falha nesse processo pode causar danos irreversíveis a médio prazo.

Para que a sua empresa consiga ter o controle financeiro e não se perca ao longo do caminho, continue a leitura. 

O que são as contas a pagar? 

As Contas a Pagar são responsabilidade financeiras assumidas pela empresa, que irão sair de seu caixa. 

Podemos considerar coisas que são fundamentais para o funcionamento da empresa, como o pagamento dos colaboradores e fornecedores, aquisição de matéria-prima, impostos, energia e outros. 

O que são as contas a receber?

As Contas a Receber, por outro lado, são o direito financeiro de uma empresa. Costumam ser os pagamentos já previstos para entrar no caixa. 

Os pagamentos que a empresa receberá, sejam de rendimentos, vendas a prazo, doações e outros. 

Por que é preciso ter o controle financeiro? 

Quando comparadas, fica mais fácil enxergar como está a saúde financeira da empresa. Assim é possível dizer se a empresa se sustenta, dá prejuízo ou lucro

Entenda: uma empresa pode gerar milhões em receita, porém caso ela tenha que pagar esses mesmos milhões em despesas, o seu caixa ainda pode ficar negativo. 

Imagine que o contas a pagar de seu negócio seja 20 mil e o contas a receber seja 25 mil. 

Ao colocá-los lado a lado você consegue ver nitidamente que o valor recebido será maior do que o valor a pagar, logo a empresa conseguirá cumprir com todas as suas obrigações financeiras e embolsar R$ 5.000,00 de lucro. 

O dia a dia empresarial e financeiro por sua vez, precisa de um acompanhamento para que seja possível fazer essa comparação e se possível, em tempo real. 

Um erro pode prejudicar todo um planejamento financeiro e colocar a empresa em uma situação mais complicada. 

Quando se está ciente de tudo o que acontece, as anotações estão corretas e os lançamentos são precisos, fica mais tranquilo para o gestor tomar as decisões diárias. Essa visão ampla do que acontece no negócio evita problemas futuros.

As informações adquiridas com o controle financeiro oferece uma base para que o gestor tome decisões importantes em curto, médio e longo prazo. 

Também é possível observar a movimentação financeira, o que possibilita a geração de históricos e projeções para projetos e investimentos. 

Como controlar as "contas a pagar" e "a receber" de forma eficiente?

Você já sabe o que os termos significam e a importância deles para o seu negócio. 

Continue a leitura e veja já como alimentar a sua planilha para o controle desses gastos. 

Registro de Compras e Vendas

Tudo deve ser registrado diariamente. Não acumele a função de fazer os lançamentos no final da semana. Nunca se sabe o que pode acontecer, notas fiscais podem se perder neste tempo deixando o seu controle comprometido. 

Ao realizar qualquer ação de compra ou venda atualize o seu sistema, seja ele automatizado ou uma planilha para o controle. 

Quando a sua empresa realizar uma compra, assim que tiver em mãos todos os detalhes da forma de pagamento, registre-os. Coloque o valor a ser pago, o número de parcelas e suas respectivas datas de vencimento. 

No caso das Contas a Receber, o procedimento é o mesmo.

Assim que realizar a venda de sua solução, confira a nota fiscal emitida e já preencha todos os dados disponíveis sobre a transação, como o valor a ser recebido, o número de parcelas e as datas de vencimento para o recebimento. 

Despesas Fixas

As despesas fixas são aquelas que sempre estarão ali, mês a mês, para que sejam pagas. 

São exemplos de despesas fixas as contas de água, luz, aluguel, salário dos colaboradores e outras coisas mais que devem ser pagas para a manutenção empresarial. 

Como as despesas fixas são recorrentes, ou seja, mês a mês você pode deixar um valor já predestinado a esse fim, assim não será sempre uma surpresa o quanto será gasto. 

Entenda que esse é um tipo de projeção e que as contas não seguirão os mesmos valores sempre, porém é melhor ter uma projeção de gastos que pode ser atualizada do que nenhumas previsão. 

Plano de Contas

Crie um plano de contas e siga-o. Durante a sua execução, não fique fazendo pequenas alterações de forma flexível. 

Essas pequenas permissões podem fazer que você perca o controle com o passar do tempo. Mantenha a organização dos seus pagamentos, separados por categorias para que você tenha uma melhor visão do que acontece em seu negócio. 

As consultas de pagamento serão facilitadas, além de que a geração de relatórios facilitará o processo de gestão e controle financeiro empresarial. 

"Relatórios antes de decisões"

Mentalize isso, anote, guarde e leve para a vida. Os relatórios devem ser feitos antes da tomada de qualquer decisão. Caso você tenha uma ideia e deseja colocá-la em prática, veja os relatórios e confira o quanto a sua empresa está apta para a execução dela.

As decisões devem ser tomadas baseadas em relatórios. Após a análise, deve ser aberto um momento para a discussão de ideias baseadas nas informações adquiridas. 

O uso de uma planilha ou sistema de gestão facilitará a criação dos relatórios, já que permitirá a filtragem das informações de diferentes formas, como fornecedores, clientes, datas, valores e períodos. 

Tome as melhores decisões estratégicas de sua empresa. Sabendo a importância de ter o controle financeiro de seu negócio, criamos uma planilha completamente gratuita para que você organize as suas "Contas a Pagar e a Receber". 

Melhore a sua gestão e recupere o controle!

Caso a sua empresa ofereça serviços recorrentes, tenho uma dica ainda melhor sobre a gestão das "Contas a Receber". 

Tenha essa parte de forma desburocratizada e otimizada. Veja as informações desejadas de forma simples e rápida. 

Conheça o Galax Pay, um sistema de pagamento recorrente completo que irá facilitar ainda mais a gestão do seu negócio com suas soluções de pagamento. 

Confira mais sobre o Galax Pay clicando aqui ou converse com os nossos especialistas!

Receba o contato de um especialista

 

Autor

Lays Xavier
Marketing
Produtora de conteúdo, sonhadora e inspirada. Cursando Publicidade e Propaganda, vive atrás de referências na busca de produzir conteúdos cada vez mais relevantes e atrativos. Engajada em cursos online, sabe que o conteúdo nasce do conhecimento e por isso, está constantemente atrás de novas oportunidades para adquiri-lo.
Outros posts feitos por Lays Xavier
Comentários:
Onde estamos
Rua Platina, 1375, 2º andar, Bairro Prado, Belo Horizonte / MG
Ver no Mapa