Como fazer a gestão de pagamentos para agências de publicidade sem se perder entre os prazos?

Aprenda a como superar um dos maiores desafios de uma agência e fazer uma gestão financeira eficiente.

por Conta Azul

Esse é um dos grandes desafios dos gestores da área, pois o modelo de negócio exige um controle mais preciso das contas a pagar e a receber.

Com as mudanças da era digital, as agências ainda estão se adaptando às novas formas de contratação e cobrança, e uma boa gestão financeira é crucial nesse processo.

Por isso, vamos ajudar você com este guia rápido da gestão de pagamentos para agências de publicidade.

Siga a leitura e domine as finanças do seu negócio.

Gestão de pagamentos para agências de publicidade: os desafios atuais

A gestão de pagamentos para agências de publicidade tem desafios únicos, que exigem conhecimento específico nesse modelo de negócio.

Para começar, a remuneração tradicional das agências se baseia em comissões, como o clássico BV (Bônus de Veiculação de 20% sobre investimentos em mídia).

Nesse modelo clássico, a agência compra o espaço nos veículo — muitas vezes pagando adiantado — e cobra o valor total (incluindo sua comissão) do cliente, sendo a responsável por repassar o pagamento aos anunciantes.

Da mesma forma, a agência também pode cobrar o valor de 15% sobre os serviços de produção gráfica, segundo a regulamentação do CENP (Conselho Executivo de Normas-Padrão)

Por muitos anos, essa foi a principal fonte de receitas das agências, mas a era digital veio para transformar o cenário.

Veja quais foram os principais impactos dessa mudança a seguir.

Novas formas de remuneração

Hoje, em plena conversão para os modelos das mídias digitais, há cada vez mais agências full service (que oferecem campanhas online e offline integradas).

Nesse contexto, o comissionamento por anúncios e produção já não é suficiente para garantir a saúde financeira das agências — especialmente as menores.

Por isso, muitas têm optado pelo fee mensal (valor fixo por pacote de serviços), e também novas formas de remuneração como o time sheet (por controle de horas de trabalho) e success fee (por resultados e metas atingidos).

Novos serviços e contratos

Segundo a pesquisa Cenário das Agências de Publicidade no Brasil 2018, publicada pela Operand, os serviços de maior rentabilidade para as agências pequenas são criação, web e gestão de mídias.

Por outro lado, as grandes agências garantem seus lucros com a criação, honorários de mídia e planejamento.

Em termos de tipos de contrato, o fee mensal fixo é o preferido por 52% das agências na capital, enquanto 37% cobram job a job e as 11% restantes combinam várias formas contratuais.

Novos desafios nas finanças

Como vimos, o grande desafio das agências é controlar todos os prazos de pagamentos e recebimentos, garantindo que o capital de giro seja suficiente para sustentar o negócio e evitar os rombos no caixa.

Por oferecer serviços diversificados, a agência também contrata e paga muitos fornecedores e freelancers, além de incluir taxas de agenciamento e outros tipos de honorários.

Ou seja: não é nada fácil manter o controle do fluxo de caixa e alinhar as contas a pagar e a receber em uma agência de publicidade da era digital.

No fim das contas, grandes somas de capital circulam pelo caixa da empresa, mas boa parte é destinada ao pagamento de terceiros e compensação de custos.

Nesse cenário, a gestão de pagamentos é uma questão de sobrevivência — e pode definir o sucesso no mercado.

5 dicas para a gestão de pagamentos em agências de publicidade

Entendeu o tamanho do desafio da gestão de pagamentos para agências de publicidade?

Então confira nossas dicas para não se perder nas finanças.

1. Use as projeções ao seu favor

Nas agências de publicidade, acompanhar o fluxo de caixa todos os dias não é suficiente: é preciso projetar os cenários futuros de entradas e saídas.

Dessa forma, você consegue programar as contas a pagar e a receber nos próximos meses e controlar melhor seu orçamento, mantendo o caixa necessário para girar o negócio e lucrar.

O ideal, inclusive, é incluir um cronograma anual no plano financeiro, já considerando as épocas de alta e baixa nas receitas.

2. Tome cuidado com o caixa antecipado

Inevitavelmente, algumas mídias e prestadores de serviços exigem pagamento antecipado.

Por isso, você precisa se atentar aos prazos de recebimento do cliente e evitar a perda de liquidez.

Se tiver que arcar com custos altos antecipadamente, seu capital de giro terá que ser muito robusto para dar conta.

3. Evite estender prazos de pagamento

Muitas vezes, as agências estendem prazos de pagamento para manter seus clientes mais fiéis.

No entanto, essa pode ser uma prática perigosa para o equilíbrio das finanças, principalmente por conta dos custos operacionais da conta.

Então, se você tem contratos com tempo de cobrança muito longo, é melhor tentar negociar esses prazos.

4. Acompanhe o índice de endividamento

Uma métrica valiosa para a gestão de pagamentos para agências de publicidade é o Índice de Endividamento Geral (EG), que mostra qual proporção dos seus ativos está comprometida para custear dívidas com terceiros.

Para calcular esse indicador, basta dividir os passivos totais (de curto e longo prazo) pelos ativos totais da empresa e multiplicar por 100.

O resultado é a porcentagem do seu capital que será destinada ao pagamento de terceiros, e permite avaliar se você está no caminho certo para honrar seus compromissos.

5. Reduza a inadimplência

Quando você lida com orçamentos altos e prazos longos, a inadimplência é um fator de risco crítico para o negócio.

Logo, a gestão de pagamentos para agências de publicidade inclui estratégias de cobrança e controle rigoroso de prazos, além de negociações em caso de atrasos.

Como a tecnologia pode ajudar na gestão de pagamentos

Se os números e burocracias da gestão financeira preocupam você, a boa notícia é que a tecnologia pode facilitar o processo.

Na gestão de pagamentos para agências de publicidade, uma ferramenta para gerenciar recebimentos recorrentes pode ser a solução ideal.

A plataforma da Galax Pay, por exemplo, permite que você receba pagamentos automáticos dos clientes por cartão de crédito, boleto ou débito em conta, otimizando o tempo e custo de cobrança.

Você só precisa cadastrar o cliente e os dados de cobrança do fee (ou outra forma de remuneração recorrente), e deixar que o sistema cuide do resto.

O resultado é a redução da inadimplência e garantia do dinheiro em caixa, além da fidelização dos clientes.

Para completar a gestão de pagamentos, você pode usar uma plataforma de negócios como a Conta Azul, que já inclui módulos de fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, vendas e controle de serviços.

Assim, sua gestão de negócios fica completa e você nunca mais perde um lançamento financeiro de vista — muito menos um prazo de pagamento.

E aí, gostou das dicas para gerenciar seu dinheiro?

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