Fazer a gestão das contas é fundamental independente do segmento da empresa. Com o processo automatizado fica muito mais simples. Confira aqui como prosseguir!
Cuidar das contas de uma empresa é uma tarefa de grande responsabilidade. Se uma conta a pagar ficar para trás, a empresa pode pagar juros e multas que não estavam no planejamento orçamentário.
Por isso, é preciso ter cuidado na hora de fazer a gestão das contas. O ideal é que todas estejam centralizadas em uma pasta, ou melhor ainda, em um ERP. A maior vantagem no ERP é que as contas podem ser lançadas de forma automática, evitando esquecimentos.
Além disso, se o ERP for em nuvem (com acesso em qualquer navegador), o gestor pode acessar as contas da empresa quando quiser, facilitando seu trabalho. Como os boletos podem ser pagos de forma virtual, assim como as transferências de dinheiro, nada impede que isso seja feito de onde ele estiver.
Mas para isso acontecer, o backoffice precisa ser automatizado, organizado. Neste conteúdo, você vai entender o que é um backoffice automatizado e como um ERP te ajuda a otimizar o dia a dia.
O que é backoffice automatizado?
O backoffice é tudo que acontece por trás das cortinas em uma empresa. É aquilo que o cliente não vê, mas que é necessário para o bom andamento dos negócios.
Por exemplo, no backoffice encontramos:
- processamento dos pedidos no e-commerce;
- negociação com fornecedores e compra de produtos para venda;
- controle de estoques;
- emissão das notas fiscais;
- gestão das contas a pagar e a receber;
- etc.
Quando falamos em backoffice automatizado, quer dizer que os processos citados acima podem ser feitos em um sistema ERP, onde em poucos cliques o usuário executa as tarefas.
Ele tem papel fundamental, pois serve de apoio a empresa. Poucas ou quase nenhuma etapa é feita totalmente manual, reduzindo o tempo necessário, padronizando processos e evitando erros.
Backoffice automatizado na gestão das contas
Imagine a rotina financeira de uma empresa. Os responsáveis precisam pagar boletos, verificar os valores recebidos em um banco e lançar todas estas contas que foram pagas para que os relatórios sejam precisos no final do mês. Agora, pense que uma conta foi esquecida em meio às outras.
Com a gestão das contas em um ERP, é difícil que algo assim aconteça. Isso porque as contas são automaticamente lançadas quando a empresa realiza uma compra, ou então, quando vende produtos.
O backoffice automatizado para gestão de contas serve para que nada seja esquecido e também para que o gestor tenha controle sobre o dinheiro que entra e sai da empresa, o que é importante na hora de tomar decisões. Se ele não sabe quais contas precisa pagar no próximo mês, como vai decidir se pode fazer um investimento ou não?
Por isso, veja alguns recursos importantes de um ERP, que vão te ajudar a manter tudo em ordem:
Lançamento de contas a pagar
Após comprar produtos dos fornecedores é preciso lançar as ordens de compra e notas fiscais. Com o uso de um ERP, este processo é simplificado, não sendo necessário digitar cada um dos itens comprados.
O mesmo acontece com as contas a pagar, geradas por essa compra. Depois do lançamento das notas, é só lançar as contas que o financeiro é nutrido automaticamente.
Para deixar o processo mais automatizado, é possível configurar para que as contas sejam lançadas após salvar uma nota fiscal de entrada, por exemplo. Dessa forma, uma conta jamais será esquecida de ser lançada.
Lançamento de contas a receber
Da mesma forma que as contas a pagar, as contas a receber também precisam ser organizadas, afinal a empresa precisa saber quanto dinheiro vai entrar em determinado período. Dessa forma, sabe se pode fazer investimentos ou se precisa conter os gastos.
Com o ERP, o lançamento das contas é automatizado após cada venda. Se a compra do cliente foi à vista, o dinheiro entra no caixa da empresa. Caso tenha sido parcelado, gera uma conta a receber no futuro, conforme a escolha do cliente.
Ainda é possível configurar para que este lançamento da conta seja automático após a venda, para evitar esquecimentos. Tudo para que a rotina seja mais prática e eficiente.
Baixa das contas pagas e recebidas
Além de manter organizadas as contas a pagar e a receber, é preciso saber tudo o que foi pago e recebido, para que não haja confusão. O ERP permite que sejam realizadas as baixas dessas contas, assim o gestor sabe como está o financeiro da empresa.
Quando as baixas são lançadas, elas formam o balancete da empresa, que pode ser analisado para avaliar se a empresa está no caminho certo.
Esse controle também evita preocupações em saber se uma conta foi paga ou não. Basta consultar o sistema e verificar. Mas claro que, para isso, todas as contas devem ser corretamente lançadas, assim como as baixas de pagamentos e recebimentos.
Fazer a gestão das contas é fundamental em todas as empresas. Com o backoffice automatizado, fica mais fácil manter tudo organizado, evitando erros e esquecimentos. Além disso, os relatórios acabam sendo mais precisos pois não há dúvidas se os números estão corretos.
Contar com um ERP é o primeiro passo para gerenciar as contas em um backoffice automatizado. Depois, é só manter todas as informações centralizadas e aproveitar os benefícios.