Automação de processos: o que é e onde implementar?

A automatização é dinâmica e estratégica. Ela vai elevar a qualidade das suas entregas e otimizar o trabalho da sua equipe. Conheça o que é a automação de processos!

por NeoAssist
Automação de processos: o que é e onde implementar?

É comum que muitas pessoas tenham interesse em implementar a automação de processos, mas confundam essa técnica com a implementação de tecnologia na sua empresa. Entretanto, automatizar os processos vai além, unicamente, da tecnologia.

A automatização é dinâmica e estratégica. Ela vai elevar a qualidade das suas entregas e otimizar o trabalho da sua equipe. Conheça o que é a automação de processos. Veja também seus benefícios e como e onde implementá-la na sua empresa.

Automação de processos: o que é?

A automatização consiste em uma técnica de otimização dos serviços. Ela atua nas tarefas chaves dentro de uma empresa tornando todo o processo operacional. As atividades são realizadas de forma mais rápida através da utilização de softwares ou máquinas.

Num primeiro momento, a automatização não cria novos processos, ela trabalha em processos já existentes dentro da empresa, aplicando melhorias que impulsionam o negócio. Sendo assim, qualquer empresa pode utilizar essa técnica. Ela é aplicável tanto em métodos complexos como os mais simples.

Máquina x Ser Humano

Quando falamos sobre a chegada da tecnologia em trabalhos que já foram feitos por humanos, é comum se deparar com a dúvida “As máquinas vão nos substituir?”. Atualmente vivemos a era da experiência, e ela exige que o trabalho seja executado de maneira objetiva e otimizada. Já não é mais possível perder muito tempo em uma única tarefa.

Por isso, as máquinas se tornam sedutoras. Elas podem transformar um trabalho de horas em minutos. Mas, a mão humana segue sendo muito importante. Isso porque, ao mesmo tempo em que as operações devem ser otimizadas, elas devem também criar uma relação. E para isso, as máquinas ainda não estão 100% preparadas.

É importante reconhecer como o processo de automação pode trazer melhoras ao seu negócio e consequentemente ao seu cliente. Por isso, conheça alguns benefícios da utilização da automação de processos.

Benefícios da automatização

  1. 1.Processos mais rápidos

Uma máquina pode realizar algumas tarefas em tempo menor que trabalhadores humanos. Os motivos são diversos, desde as variações que ocorrem no comportamento humano até uma precisão maior por parte das máquinas.

Além disso, a automatização também reúne e organiza os dados e processos feitos. Eles podem ser padronizados de acordo com a sua demanda e mantêm uma frequência de atualização. Isso faz com que aumente também a produtividade dos funcionários, agilizando na hora de encontrar dados e informações.

  1. 2.Maior gestão dos processos

A utilização de um sistema faz com que todos os processos sejam mais transparentes e racionalizados. Isso porque eles seguirão um fluxo pré-estabelecido de acordo com as necessidades da empresa.

De acordo com isso, seus gestores terão uma visão mais ampla dos processos e jornadas. Bem como poderão ter mais insights sobre melhorias ou alterações que podem ser feitas para aperfeiçoar o funcionamento tanto do sistema automatizado como dos processos da empresa.

  1. 3.Operação 24 horas por dia

O trabalho automatizado pode operar 24 horas por dia e 7 dias por semana. É o caso dos sistemas de atendimento em chatbot. Eles podem responder dúvidas independente do horário.

Você pode contar com um time 24/7, mas, além do alto investimento, esse funcionário terá que ser substituído a cada turno. Assim, pode ser mais atrativo para as empresas contarem com um sistema automatizado.

  1. 4.Redução de custos

Muitas empresas buscam reduzir os custos ao contratar um sistema automatizado. Isso acontece porque a automatização pode diminuir, por exemplo, o número de funcionários.

Além disso, ela promove rapidez na execução dos processos. Permitindo que seu time faça mais em menor tempo.

Onde posso implementar a automatização de processos?

São diversas as opções de lugares em que é possível implementar a automação de processos. Isso porque já existe uma grande variedade de sistemas ou softwares. Ou seja, a automação é um processo amplo.

A princípio você é quem deve escolher onde implementar a automação. Nesse sentido, encontre quais setores têm as maiores dificuldades e poderiam evoluir significativamente a partir da implementação de um sistema. Conheça como a automação pode se encaixar em alguns setores.

Operação de atendimento

Muitos consumidores têm queixas a fazer em relação ao atendimento ao cliente no Brasil. Segundo uma pesquisa realizada pela NeoAssist, 65% dos clientes relatam problemas relacionados ao atendimento. Sendo assim, se 80% desse atendimento fosse realizado mais rapidamente e por sistemas de automação, é muito provável que os outros 20% seriam mais agradáveis.

Uma ferramenta de Autoatendimento, por exemplo, pode fazer com que seu cliente tire as dúvidas com mais facilidade e concretize sua compra mais rapidamente. O módulo de Autoatendimento da NeoAssist, por exemplo, oferece aos clientes as respostas das suas principais dúvidas de forma rápida e objetiva.

Veja mais: A automação no atendimento ao cliente: como aumentar a satisfação dos clientes reduzindo custos

Gestão Financeira

Nesta área, as ferramentas permitem acompanhar o fluxo de caixa, questões fiscais e tributárias, notas etc., tudo dentro de um só sistema. As informações permanecem organizadas e prontas para serem usadas em tarefas mais complexas.

As ferramentas de Business Intelligence (BI) também são extremamente funcionais no setor financeiro. Algumas delas são capazes de coletar, analisar, divulgar e monitorar um grande volume de dados, que levariam mais tempo se executados com mãos humanas.

Automação de marketing

A automação pode ser considerada uma das principais ferramentas dentro do marketing. Ela te ajuda a nutrir e acompanhar os leads até o momento da compra. Além disso, todo conteúdo é pensado de maneira singular, indo de encontro ao momento em que o cliente está dentro do funil.

A ferramenta permite que o seu time tenha mais tempo para outras tarefas. Um outro ponto que deve ser levado em consideração é que os leads chegarão mais preparados e prontos para fechar um negócio.

Automação de processos administrativos

Dentro do processo administrativo a automação pode trabalhar no cálculo de indicadores, elaboração de documentos, solicitações de pedidos a consumidores etc. Tudo depende do seu formato de trabalho e pontos chave de funcionamento.

Um grande problema no setor administrativo é o número de papéis e contratos. Um bom software de automação pode resolver grande parte desses problemas de arquivo e organização.

Investir em um sistema automatizado é um caminho repleto de benefícios. Busque apostar na possibilidade de oferecer mais tempo para sua equipe. Assim você colabora tanto com a experiência do colaborador, quanto com os trabalhos a serem realizados.

Autor

NeoAssist

a NeoAssist é considerada pioneira em tecnologia omnichannel de atendimento ao cliente e referência em educação de mercado. Tudo isso construído com um time de pessoas que sonham em mudar o status quo do atendimento ao cliente no Brasil.

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