Fazer relatórios empresariais é um problema na sua gestão? Dividiremos com você 4 dicas que podem facilitar esse processo!
O relatório empresarial pode refletir o funcionamento de um negócio. Caso esse documento seja desorganizado, sem um padrão predefinido, com ausência das principais informações sobre a empresa, a imagem passada será de desleixo por parte de seus administradores.
E o pior cenário poderá acontecer: crises não serão identificadas e solucionadas a tempo!
As ações que serão realizadas, o funcionamento do negócio e muitas decisões importantes se apoiam nas informações fornecidas pelo relatório. São exemplos a necessidade de uma nova contratação, o investimento que será realizado para tal mudança e a realização de parcerias.
Isso quer dizer que um relatório defasado não apresentará o cenário real da empresa, levando a tomada de decisões equivocadas para o estabelecimento de metas e objetivos.
Outra função de um bom relatório é a mensuração de resultados. Através dele é possível organizar de forma clara os dados obtidos e analisá-los.
E é claro que o controle financeiro é fundamental para uma gestão eficiente e deve fazer parte do documento com todas as suas transações detalhadas.
Para gerenciar de forma inteligente, você precisa manter em dia o controle financeiro da sua empresa.
Um bom relatório é aquele que evita retrabalho, economiza tempo e consequentemente dinheiro. Para isso é interessante que ele seja:
- Atualizado;
- Confiável;
- Objetivo;
- Verificável;
- Relevante.
Deixar todas essas informações claras ou conseguir montar um relatório dentro dessa configuração pode ser complicado. Veja a seguir 4 dicas para produzir relatórios e facilite sua rotina empresarial!
Dica 1 – Crie um escopo para o relatório
Talvez você esteja se perguntando: o que é um escopo? Calma, que iremos explicar!
O escopo é o conjunto de informações que funcionam como uma espécie de planejamento para um projeto. Ao criar um escopo para o seu relatório, você deve se perguntar qual será o objetivo dele.
Faça perguntas como: qual a função do relatório? A função é mostrar a produtividade, os gasto ou o controle de caixa? Essas informações são cruciais para direcionar o relatório e apontar de onde serão retiradas as informações.
O relatório não pode oferecer margem para dúvidas e deve sempre ser objetivo. As informações contidas no documento devem permitir uma leitura clara e rápida.
Considere as seguintes informações durante a elaboração:
- Destinatário: quem terá acesso ao relatório? Para qual setor ou pessoa ele estará disponível?
- Objetivo: aonde você quer chegar com esse documento?
- Conteúdo: o que é necessário ter de informação para que o objetivo seja alcançado? Quais dados precisam ser compreendidos e analisados? Será necessário colocar imagens ou gráficos anexos?
- Formato: as informações estão organizadas ou dispersas? É necessário usar um estilo diferente para a compreensão do destinatário?
Dica 2 – Utilize recursos visuais de fácil entendimento
Os recursos visuais são muito importantes para dar embasamento às informações e facilitar a compreensão.
Eles entrarão na parte de conteúdo dos relatórios. O uso de imagens coloridas pode ser um diferencial para deixar claras as informações em tabelas e gráficos.
Essa é uma estratégia de organização mais simples. Estabelecer cores e padronizá-las é outra forma de deixar esse entendimento cada vez mais automático.
Você pode usar, por exemplo, o vermelho para situações de risco, amarelo para situações de alerta e verde para situações de crescimento. As cores são grandes indicativos para rápida análise de nosso cérebro.
Dica 3 – Faça comparações entre períodos
Todos os dados adquiridos devem ser analisados e armazenados, em hipótese nenhuma descartados. O crescimento da sua empresa só pode ser monitorado mediante ao acompanhamento dos dados.
Defina períodos e os compare nos relatórios. Mostrar dados referentes ao ano anterior, por exemplo, além de evidenciar os números pode motivar os seus colaboradores.
Dica 4 – Use sistemas de gestão
Os sistemas automatizados evitam erros no preenchimento dos dados, facilitando o processo de seleção de informações.
É muito mais simples, por exemplo, achar uma transação realizada a um ano dentro de um sistema de automatização, do que manualmente em planilhas ou impressos.
Dados gerados por sistemas também são mais confiáveis. O cadastro de dados dentro de um sistema é armazenado em backups e caso seja necessário realizar alguma alteração, o próprio sistema irá informá-lo.
Fraudes e adulteração de dados são praticamente impossíveis, enquanto nos processos manuais basta realizar a alteração e o registro vai do caráter de cada colaborador.
Sistemas automatizados também auxiliam na produção de relatórios pois emitem dados imparciais, mostrando a realidade do que acontece em seu negócio e conseguem realizar uma análise 360° em poucos minutos.
Agora que você já chegou até aqui e recebeu as dicas básicas para a elaboração de relatórios empresariais, temos um bônus pra você, criamos uma planilha de controle de contas a pagar e a receber, você pode baixar gratuitamente e começar a usar hoje mesmo para melhorar a gestão financeira da sua empresa. Após baixar a planilha gratuita leia minha dica extra para você. Confira!
Dica extra – Automatização financeira da sua empresa
Como dica extra, é indicado o uso de sistemas de pagamentos que possam ser integrados aos sistemas de gestão para rápido acesso de todo o cenário do seu negócio.
É o caso do cel_cash! Ele permite desde a emissão de boletos únicos ao cadastro para cobranças recorrentes, facilitando o controle e a manutenção de seus pagamentos.
Os relatórios empresariais de sua empresa ficarão muito mais completos e ágeis, diminuindo a possibilidade de erros nos dados por interações humanas.
Todas as transações ficam registradas, possibilitando a conferência sempre que necessário. A plataforma do sistema é muito simples e intuitiva, para que você encontre a informação financeira que você deseja para criar relatórios cada vez mais completos, objetivos e claros.
Conheça o sistema cel_cash e conheça mais sobre as formas de pagamento oferecidas e sobre os relatórios financeiros que podem ser emitidos de forma automatizada.
Otimize a sua rotina empresarial e tenha acesso a todas as informações em um único lugar!